שלבים בתהליך הפקת אירועים
צוות מקצועי | 4 במרץ 2015תהליך הפקת אירועים נמשך מספר שבועות לפחות ועשוי להגיע גם לתקופה של מספר חודשים. משך הזמן הדרוש עבור ההפקה תלוי באופי האירוע ובכמות המוזמנים. אירועים ציבוריים של מאות ואלפי משתתפים דורשים הפקה יסודית, המתחשבת בכל הפרטים הקטנים וכך עוזרת למנוע תקלות. לעומת זאת, אירועים כמו חתונה, בר מצווה או ערבי גיבוש לעובדים יכולים להיות מופקים בימים בודדים בלבד.
מלבד משך הזמן הדרוש עבור הפקת אירועים ברמה גבוהה, כדאי להכיר את אופי התהליך ואת השלבים המרכזיים בו. השלב הראשון של ההפקה הוא פגישת היכרות בין המפיקים לבין בעלי האירוע. הפגישה היא הזדמנות לספר על אופי האירוע, להציב מסגרת זמנים ולהחליט על תקציב. הפגישה קובעת את הדינאמיקה בהמשך תהליך ההפקה והיא בעלת חשיבות אדירה. בשלב השני נכנסים המפיקים לעובי הקורה ומתחילים בהתנהלות מול ספקי שירות חיצוניים.
תפקידם של ספקי שירותים בהפקת אירועים
לא ניתן לסיים את התהליך של הפקת אירועים ללא ספקי שירותים חיצוניים. בקטגוריה הזו של ספקי שירותים ניתן לכלול תקליטנים, צלמים, חברות קייטרינג ועוד. מפיקי אירועים יוצאים מהפגישה עם בעלי האירוע עם רשימת דרישות מסודרת. דרישה זו מועברת בשלב השני אל ספקי השירותים והיא משמשת לטובת השוואה בין הצעות מחיר. הלקוח הוא זה שמאשר בסופו של דבר את ההתנהלות מול ספקי שירותים מסוימים, אולם המפיק אחראי על הביצוע ועל היישום בשטח.
התהליך של הפקת אירועים מגיע לסיומו רק בערב האירוע. המפיק חייב ללוות את התהליך מהרגע הראשון ועד שאחרון המוזמנים עוזב את האולם. עליו לעמוד לרשות בעלי האירוע, לתת מענה על בעיות בלתי צפויות ולסנכרן בין נותני השירות המוזמנים על ידי הלקוח כדי להגיע לתוצאות הרצויות.
