מה עושים לאחר הקמת מוקד טלפוני?
צוות מקצועי | 25 במרץ 2018הדבר הראשון שכדאי לעשות לאחר הקמת מוקד טלפוני הוא הכשרת מוקדנים. הכשרה נכונה של מוקדנים מאפשרת להפעיל את המוקד בצורה נכונה, לקבל פניות על בסיס שיחות נכנסות ובמידת הצורך גם להוציא שיחות כדי להגדיל את המכירות. בנוסף, הכשרה של מוקדנים מאפשרת לבעלי עסקים לשמור על קשר עם הלקוחות ולעמוד לרשותם עם תשובות לשאלות הנפוצות.
הקמת מוקד טלפוני היא חלק מתהליך ארוך שהמאפיינים שלו נקבעים מראש על ידי בעלי עסקים. יש למשל בעלי עסקים שמעדיפים להשקיע בהקדמת מוקד טלפוני בסיסי, קטן ויעיל לשיחות נכנסות בלבד. לעומתם, אחרים מנצלים את הקמת המוקד על מנת להכשיר צוותים שלמים של אנשי מכירות ולהוציא שיחות כדי להניע לפעולה קהלי יעד חדשים.
אין כמובן פתרון אחד שמתאים לכולם והכי חשוב להישאר עם אצבע על הדופק על מנת להפיק את מלוא היתרונות של הקמת מוקד טלפוני. רצוי להקים מוקד טלפוני בהדרגה ובסבלנות, לבחון איזה אופציות יש על הפרק ולהתייעץ עם אנשי מקצוע שמכירים את התחום. זו הדרך הנכונה להקים את המוקד היעיל ביותר ולהשתמש בו כדי לקבל שיחות נכנסות או להוציא שיחות מכל סוג.
קביעת תקציב עבור הקמת המוקד
עוד דבר שכדאי לעשות לאחר הקמת מוקד טלפוני הוא לבדוק האם הייתה חריגה מתוך מסגרת התקציב. במידה והתשובה שלילית, ניתן להשקיע את המשאבים שנותרו בהכשרת אנשי המקצוע ולהפעיל מוקד יעיל וזמין. מנגד, חריגה מהתקציב תחייב בעלי עסקים לבצע התאמות מסוימות כדי למנוע בעיות מיותרות.
מומלץ להחליט מראש כמה כסף רוצים להשקיע בנושא של הקמת מוקד טלפוני. במסגרת הגדרת התקציב יש להתייחס להקמה, לעלויות הצפויות של הכשרת הצוותים ולבסוף גם להפעלה של המוקד.
